Retour vers le passé. Série Les puces, un topo complet sur le passage en RFID.
1 : Contexte et intentions, 2 : Préliminaires, 3 : Marchés, 4 : Pose des puces. Prochaine saison en tournage pendant l’automne-hiver 2009-2010 : SIP2 et automates…
Episode 1 : Contexte et intentions
Plusieurs opportunités
- Construction de l’extension de la BU de centre ville = budget de 1er équipement + réaménagement complet des espaces.
- Intégration de 2 bibliothèques d’UFR, devant être équipées d’antivols
- Réflexion sur l’accueil et le rôle au service du public des différentes catégories de personnels et l’extension des horaires d’ouverture.
Pourquoi choisir la RFID ?
- Taille réduite de la collection à traiter : seulement 100 000 documents en libre accès
- Aspect esthétique des portiques antivols en verre trempé
- Possibilité de mettre en place une automatisation complète et fiable de la circulation des documents, éprouvée sur des sites déjà nombreux ailleurs en France.
Automatiser pour libérer l’accueil :
- De la contrainte physique des prêts/retours : rester à son poste derrière la “banque de prêt”
- De la coupure catégorielle très forte dans la BU : catégorie C au “prêt/retour”, catégories B et A aux renseignements, à 2 étages distincts de la BU.
A moyen terme, automatiser permet de mettre à contribution toutes les catégories de personnels pour assurer l’accueil de premier niveau dans le hall : à la clé, plannings simplifiés, compagnonnage des équipes, mobilité “autour du guichet” et “renseignement à tous les étages”.
A long terme, cela garantit aussi que le service de prêt et retour de documents restera ouvert en soirée pendant l’ouverture en nocturne jusqu’à 22h30.
Et en fin de compte, ça permet à nos lecteurs d’avoir une bibliothèque ouverte avec le service de prêt/retour et d’être accueillis dès l’entrée par des gens libres de les accompagner dans les espaces et de leur fournir une aide documentaire pertinente.
Bon, voilà, ça suffit comme ça pour la théorie. Prochains épisodes : comment ça c’est passé ?
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Préliminaires (octobre 2008-février 2009)
Contacts informels avec les fournisseurs
Décision étant prise de passer en RFID, je prends des contacts informels avec 3 des principaux fournisseurs pour les bibliothèques (Nedap, Intellident, 3M), qui passent à Angers faire une présentation commerciale de base.
Sans approfondir outre mesure les aspects techniques, j’axe le travail préparatoire sur les expériences de bibliothèques déjà équipées, tant pour la conduite de projet équipement que pour recueillir leurs impressions en fonctionnement courant.
Visites et appels
Un groupe de travail est mis en place, composé d’une BAS, venue de Paris 7 et ayant déjà l’expérience d’une rétroconversion RFID (Ident), d’une magasinière et de moi-même. Olivier Tacheau est tenu au courant de nos démarches.
Nous visitons physiquement et sommes reçues pour évoquer la RFID dans 4 bibliothèques. Pour des bibliothèques équipées d’automates : BM de Poitiers, site des 3 Chênes (3M), Médiathèque de St Herblain (Nedap), et pour l’équipement en RFID, la médiathèque des Ponts de Cé (Nedap) et la médiathèque de Mayenne (en cours de choix).
Nous prenons aussi des contacts téléphoniques avec les responsables de projet de Toulouse (3M) et Antilles Guyane (3M).
Olivier Tacheau et moi-même visitons la Bibliothèque Ste Barbe (Nedap), la bibliothèque de l’Ecole Polytechnique et la bibliothèque municipale Flandres (3M). Nous passons en touristes à la médiathèque du cinéma François Truffaut (3M) pour observer des usagers. Je fais de même aux Champs libres à Rennes (Nedap).
Nous récupérons les fichiers des CCTP des BM de Toulouse, St Herblain, et Mayenne.
Ce mois d’immersion nous permet de définir ce que nous ne voulons pas : bi-fréquence, leurres sur les DVD, automates réservés au prêt seulement, mobilier standard, équipement inachevé à l’ouverture. Cela nous permet aussi d’établir nos priorités : mobilier laissant de la place aux utilisateurs, position centrale à l’entrée de la bibliothèque, pré-tri par les usagers des retours.
Nous sommes rassurés par la satisfaction générale des bibliothèques déjà équipées, tant pour la conduite de projet qu’en fonctionnement, quel que soit le fournisseur choisi. L’ergonomie du logiciel NEDAP, et les possibilités statistiques des portiques de ce fournisseur nous plaisent, mis en balance avec l’ergonomie de l’écran tactile avec lecteur de codes barres intégré de 3 M. En somme, nous voilà prêts à lancer le marché. Nous sommes en février 2009.
En tout, cette phase de visites et contacts a bien dû prendre 10 jours/homme.
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Les marchés (février-mars 2009)
Identifier le plus petit dénominateur commun
Nous bénéficions d’une démonstration sur place avec matériel (automates, portiques) des 3 fournisseurs, et j’essaie de voir les points communs et les particularités de chacun, pour ne pas prendre le risque de verrouiller le marché sur une caractéristique propre à un seul fournisseur. Exit les statistiques intelligentes sur les portiques, les lecteurs de code barre dans l’écran tactile, l’automate tout intégré, les puces avec antivol sur 1 bit, les lecteurs d’inventaire tapette-à-mouches et autres spécialités maison de l’un ou l’autre…
Nous nous rendons compte que l’enjeu majeur pour les automates est la qualité de la relation entre le fournisseur RFID et celui du SIGB pour éviter le ping-pong “c’est pas moi, c’est lui”. Olivier Tacheau décide donc d’inclure la fourniture du client SIP2 d’Aleph et les paramétrages dans le marché.
“N’innovez pas, imitez !”
N’ayant pas l’intention de passer 6 mois sur la rédaction du CTTP, je me lance en une demi-journée dans un pillage éhonté du CCTP de St Herblain, que le groupe projet trouve le plus complet, notamment sur les aspects techniques, et le soumets à Olivier Tacheau pour relecture. Le seul point faisant l’objet d’un travail spécifique est la rédaction d’un diagramme fonctionnel Visio (MSoffice) sur l’échange de données SIP2 avec le SIGB.
Olivier Tacheau restructure le document, le thématise, reformule en fin de chaque chapitre les questions univoques auxquelles doivent répondre les fournisseurs et élabore la grille de réponse. Je style et restyle le document en charte graphique université…
Au bout de 2 ou 3 échanges, le groupe projet relit, corrige notre copie. En 3 semaines courantes et environ 7 jours de travail effectif, le CCTP et la grille de réponse sont soumis au bureau des marchés, qui le traite avec sa diligence habituelle en une semaine.
Fin mars, la consultation en MAPA (Marché Public en Procédure Adaptée) est lancée au BOMP, réponse pour le 11 mai à 12 h.
Analyse des réponses
Ponts de mai aidant, l’un des 3 candidats dépose sa réponse quelques minutes trop tard et est éliminé (Intellident). 2 soumissionnaires restent en lice, avec 2 grilles de réponses remplies, 2 offres de prix, 2 calendriers et de gros dossiers standardisés, qui ne nous apprennent rien de plus que ce que nous savons déjà.
Le critère de prix joue pour 50 % de la note. A qualité à peu près égale 3M et Nedap sont donc départagés sur le prix, en faveur de 3 M, notifié le 15 juin.
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Les puces attaquent (juin-juillet 2009)
Contraintes et avantages du calendrier
- 3 sites à équiper : La BU de droit-éco (fermée pour travaux du 15/06 au 15/09), la BU de santé (fermée du 14/07 au 14/09) et la bibliothèque de l’IUP (fermée au 1/07), déménagée en septembre vers la Bu de Droit.
- Un équipe de 17 personnes soumise à de faibles contraintes sur ses congés d’été : 4 semaines de fermeture du 25/07 au 23/08, minima de 10 personnes chaque jour le reste du temps.
- Recotation physique de la BU de droit-éco à mener à bien avant le 15 septembre, qui ne commencera que le 27 août.
Rythme de croisière modeste, mais démarrage rapide
Notifié le 15 juin, 3 M fait livrer les 120 000 puces et 3 platines neuves vendredi 19 juin au soir. Lundi 22 juin au matin, le technicien 3M vient installer le logiciel d’encodage et former les personnels.
Notre chance : 5 portables prêt long n’ont pas trouvé preneur et sont mis à disposition du chantier. Daniel Bourrion part acheter en urgence des duplicateurs USB dans une grande surface le lundi matin lorsque nous nous apercevons qu’il faut 2 ports USB, un pour la douchette et un pour la platine RFID et que nos portables n’en ont qu’un. Nous faisons une razzia de rallonges et prises multiples dans le SCD.
Lundi après midi, 3 consoles d’encodage maison sont prêtes être promenées en rayon, sur tables roulantes réquisionnées au SCD… et l’encodage commence sur le champ.
Les présents s’auto-organisent en binômes changeant en fonction des congés des uns et des autres, et trouvent leur mode opératoire et leur rythme, encodant après 3 jours de rôdage environ 1400 documents par platine et par jour. Certain travaillent seuls au besoin, au rythme honorable d’un millier de documents par jour. Ces données confirment celles indiquées lors de nos contacts en bibliothèques.
Nous avions bien formalisé avant de commencer un planning, dès le 1er jour mis à mal par les aléas des projets parallèles (recotation, travaux, intégration bib d’UFR, contractuels en concours) : en fin de compte, l’auto-organisation a prévalu, ramenant ma fonction de “pilotage” à une modestie de violette, et reléguant le planning Excel aux oubliettes. Bilan : la conduite de projet s’est réduite à une réunion plénière chaque semaine, avec CR dans l’intranet, et à un paperboard en salle permettant de suivre les progrès de l’invasion au stabilo !
3M livre 2 platines complémentaires début juillet, et prête 2 consoles mobiles (demandées au marché) qui permettent de travailler en parallèle sur les 3 sites.
Les 70 000 monographies sont encodées en 20 jours ouvrés, avec un maximum de 10 personnes travaillant en parallèle de 6 à 7 heures par jour.
Les périodiques, non équipés de code-barres sont juste équipés de puces en guise d’antivol : les 15 000 fascicules sont équipés en 3 jours.
L’ensemble du chantier encodage est terminé le 22 juillet. En tout, ce chantier a représenté 135 jours/homme, sans aide extérieure (moniteurs ou personnels de l’autre section), soit une petite moyenne de 750 documents par personne et par jour.
Et après…
– Traitement des retours (environ 4500 livres) qui se fait au fil de l’eau, à partir du 15 septembre, sur un poste mobile installé au milieu du magasin, en parallèle avec la pose d’étiquettes de recotation, avec des jours à 3/4 chariots à traiter en plus des nouveautés.
– Contrôle qualité de l’encodage, pendant une période de transition avec du prêt manuel RFID, non sans mal, l’ergonomie de la banque de prêt provisoire étant singulièrement inadaptée, à partir du 15 septembre, jusqu’à la mise en place des automates dans le nouveau bâtiment début 2010.
– Paramétrage SIP2 à l’automne
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