Cotes D. : une aventure parallèle, la recotation intellectuelle puis physique de la bibliothèque Saint Serge à Angers (2007-2009)

1 : Où et pourquoi ?, 2 : Premiers pas, 3 : Listes de courses, 4 : Comment ? 5. Supplément Management/Conduite de projet

1 : Où et pourquoi ?

Spécialités		Généralités
Droit	20 000 livres	Orientation/concours	2500 livres
Economie	7000 livres	QSJ	3000 livres
Gestion	7000 livres	Histoire	4000 livres
Sciences Politiques	4500 livres	Informatique/sciences sociales/langues, etc.	2000 livres

Soient 50 000 livres organisés selon un système inspiré de la Dewey, mis au point par le directeur “historique” de la BU d’Angers, JC Brouillard. Les “cotes Brouillard” sont un système fermé de cotes validées, novateur en son temps, idéal pour le suivi statistique de grandes catégories documentaires via le SIGB, assez simple à ranger et à trouver (5 chiffres sans point, 3 lettres auteur).

Les cotes Brouillard ont les défauts de leurs qualités : elles se révèlent inadaptées à la croissance de la collection et sont à l’origine de cotes géantes. La moyenne est de plus de 250 livres par cote, avec une vingtaine de cotes contenant plus de 1000 livres. Cela limite l’intérêt du butinage en rayon et la possibilité pour le lecteur de trouver des livres “qu’il ne cherche pas” sur un sujet précis. Un seul exemple : sous la cote “management”, 1850 livres allant de la gestion de projet à la formation professionnelle ou à la gestion des conflits, se retrouvent classés par auteur…

Ce système fermé rend aussi difficile l’intégration de nouveaux domaines documentaires. Embêtant, lors de la création de nouveaux diplômes à l’université ou en vue de l’intégration physique des livres du centre de documentation de l’IUP de tourisme voisin !

Ces problèmes de mise en relation des livres entre eux dans les espaces physiques de la bibliothèques sont bien concrets pour nos usagers, qui n’ont souvent pas d’autre recours que le catalogue pour repérer plusieurs livres sur un même sujet. Et je suis loin de penser que la médiation informatique serait LA réponse aux problèmes d’organisation documentaire “in real life” !

Deux démarches thérapeutiques étaient donc possibles pour tenter d’apporter une solution à ce problème :

– homéopathique, avec de mini-remaniements ponctuels, cote à cote

– allopathique, sous forme d’une recotation complète des fonds

et devinez ce qui arriva…

2. Premiers pas

Septembre 2007 : le projet d’extension stagne entre APD et DCE. Je viens d’arriver à Angers et Olivier Tacheau veut, en attendant le chantier de construction/aménagement, me lancer sur un projet de longue haleine. L’acquéreuse de droit est partante et travaille depuis début 2007 à des propositions de remaniement ponctuel de la “Brouillard”.

Fin automne 2007 : contacts et visites permettent de mûrir le projet. L’acquéreuse de droit et moi-même rencontrons MF Palestro, mon homologue de Tours, qui a coordonné un chantier comparable à la BU de droit de Limoges, au début des années 2000, sur le mode allopathique, et qui mène à Tours un chantier homéopathique. Je rencontre à la BU de droit de Malakoff (Paris 5-Descartes) T. Zirmi, qui vient de finir la recotation complète de la BU enseignement. Nous récupérons les systèmes de cotes validés – tous inspirés de la Dewey – élaborés au cours de ces différents projets, et des éléments de méthode.

Janvier 2008 : au vu de ces compte rendus d’expériences, je penche pour la recotation totale et l’abandon de la Brouillard sur le site. Je choisis aussi le principe retenu à Limoges d’une opération en 2 temps : phase 1, recotation livres en main, au crayon sur la page de titre et dans un champ cote 2 du SIGB – phase 2, rééquipement physique des livres et remise en espace d’un coup.

Février-mars 2008 : Les 4 acquéreuses de la BU se lancent, à l’aide des adaptations de la Dewey de Tours, Poitiers, Limoges, Malakoff, sur l’élaboration d’un cadre de cotes validées issu de la Dewey, d’abord en Droit, Gestion, économie, Sciences politiques.

J’aurais aimé, comme à St Quentin en Yvelines où les acquéreurs travaillent sur un projet comparable, que nous puissions faire entrer en ligne de compte les maquettes d’enseignement. Le contrat quadriennal étant en cours de négociation, les nouvelles maquettes sont inachevées et surseoir nous aurait amené début 2009 (quand j’ai enfin récupéré les maquettes…).

J’aurais aimé aussi, comme à Limoges, pouvoir influer sur le choix de l’ordre des cotes en vue de la mise en espace : là, les plans de salle n’étaient pas stabilisés. Il ne nous restera plus qu’à soigner la signalétique dans le nouveau bâtiment.

A défaut, les acquéreuses jonglent avec Dewey, abrégé, adaptations locales et professionnalisme et s’approprient le projet.

Avril 2008 : les premiers cadres de cotes “virtuels” sont prêts, la division nombre de livres à recoter/nombre de nouvelles cotes, donne une moyenne de 80 livres par cote. La recotation “virtuelle” peut commencer.

Mai 2008 – 11 juillet 2009 : tout le fonds (sauf l’histoire) y compris celui de l’IUP est recoté virtuellement, au crayon et dans un champ caché d’Aleph, soit environ 56000 documents.

Au fur et à mesure, les acquéreurs (une contractuelle lauréate d’un concours nous ayant quitté au milieu du gué) ont vérifié tant bien que mal qu’il y avait bien un minimum de 5 livres par nouvelle cote créée et les cotes trop importantes ont été subdivisées dans la mesure du possible. Les cadres de classement se sont peu à peu stabilisés autour de ces critères.

Au fil de l’eau, des cadres de classement supplémentaires ont été établis pour les sciences sociales, le tourisme, la gastronomie, la maintenance immobilière, les beaux arts, l’urbanisme, le développement durable, les concours et l’informatique pour permettre de traiter le “fonds général” et celui de l’IUP tourisme. La règle : une personne chargée de recoter une thématique établit elle même le cadre de classement.

La principale difficulté est de maintenir l’entretien régulier du tableau unique destiné à tirer les informations du SIGB sur l’importance numérique des nouvelles cotes, chacun tenant à se fabriquer son propre tableau de travail. Autre bémol : la solution choisie rend les acquéreurs autonomes mais ne favorise pas les regards transversaux, dont nous verrons “après la bataille” qu’ils ont un peu manqué.

Une réunion mensuelle au lancement du projet, bimestrielle en routine, et un ratio grossier de l’avancée du chantier par thématique ont été ma principale contribution à ce stade du projet. Je ne parviens pas à maintenir vivante une indexation des nouvelles cotes, que j’avais mise en place au début du chantier. C’est une opportunité ratée de faire travailler les 4 acquéreurs sur un outil transversal et un regret parmi d’autres (le 0 de trop dans les cotes de droit, le maintien de trop de cotes fourre tout sous les cotes chapeaux et autres…)

Chaque acquéreur donc a piloté en toute autonomie la recotation de son domaine, tout en envoyant au besoin certains documents à ses collègues. Malgré quelques opportunités ratées, par manque de coordination, le succès global du chantier tient beaucoup à leur investissement, compétence et professionnalisme individuel.

Octobre 2010 : 14 mois de toilettage après, voilà ce que donne notre classification Dewey BUA.

3. Listes de courses

SIGB

1) Aleph saura faire le transfert cote 2 vers cote 1 à la fin du projet, moyennant intervention payante d’Ex-Libris

2) Céline Chauveau, administratrice Aleph/Arc, mettra en place les requêtes ARC permettant de savoir, moyennant une liste partagée de nouvelles cotes complète et mise à jour, combien il y a de livres sous chaque nouvelle cote.

3) la même magicienne maison élaborera à la demande des acquéreurs/recoteurs des listes de livres non recotés par tranches d’anciennes cotes, permettant de faire des notes de retour pour les livres empruntés, et d’identifier les éventuels oublis.

4) en fin de projet, elle fera l’extraction d’un fichier avec toutes les nouvelles cotes, anciennes cotes, pour impression des nouvelles étiquettes.

Moyens humains

1) 4 acquéreuses au début, devenant 3 acquéreuses et 1 acquéreur en octobre 2008, dont la chargée des plannings. La recotation se greffe en plus des acquisitions courantes, du désherbage, du traitement documentaire (exemplarisation SUDOC), du service public.

2) 3 magasinières, qui prennent doucement le relais sur le traitement du pilon (3000 livres au cours de l’opération, tous les livres étant repris en main), la saisie informatique des cotes 2 dans Aleph (en droit), la recotation dans Aleph de certains fonds sans difficultés : Mélanges, Histoire du Droit, Concours.

3) 2 moniteurs étudiants, qui en marge des formations L1, sont mis à disposition des chantiers du SCD. Ils travaillent à la saisie de cotes 2 en droit dans le SIGB environ 100 heures entre décembre 2008 et mars 2009.

4) Une contractuelle B sur 6 mois (février-juillet 2009), quand se greffe en décembre 2008 le projet d’intégration physique (et donc recotation) des 14000 livres du centre de documentation de l’IUP de tourisme à réaliser avant septembre 2009, 1 stagiaire L3 pro sur 12 semaines, qui recotera les 900 livres de tourisme + 1 mois CDD pour boucler cette intégration.

Marges physiques

Une collection recotée se dilate.  Au niveau du droit nous avons ajouté – sans rien reléguer en magasin- 72 ml pour 720 ml soit 10 % et nous sommes sentis à l’aise. Dans ce genre de cas, on est heureux d’avoir un système de rayonnages super-modulable (Dubich ST15) et des stocks de tablettes, pieds, cadres supplémentaires.

Histoires d’étiquettes

Une première simulation se fait sur le changement de cote physique à la titreuse. Pour 60 000 documents, il faut environ 5,5 km de ruban, soit environ 10 000 € de budget, pour un ruban en 18mm pour cacher l’ancienne cote. Les témoignages de Malakoff et Limoges font prévoir le coût de rachat de quelques titreuses mortes au champ d’honneur en cours du chantier.

La visite de la BU Robert de Sorbon à Reims en février 2009 nous oriente vers la solution de planches d’étiquettes imprimées à partir du SIGB.

Histoire de faire simple, nous avons aussi en tête l’automatisation des prêts/retours, et voulons, comme aux Champs Libres à Rennes, demander aux lecteurs un pré-tri, par couleur de cote, des retours. Nous nous orientons donc vers des cotes avec code couleur.

Les catalogues Avery/Impega standards ne donnent pas satisfaction : pas de format permettant à la fois de masquer les cotes actuelles tout en formant une bande étroite sur le dos.

Etiqazur offre un très bon produit, très couvrant, très adhérent. La société m’envoie aussi à titre gracieux tous les échantillons que je lui demande, y compris un paquet de 100 feuilles pour tester l’impression, ce qui fait la différence en sa faveur ! Coût pour 56 000 étiquettes (40 paquets de 100 planches de 14 étiquettes) = 1100 €.

Test au copieur de bureau peu concluant : l’encre s’en va au grattage. Le service repro de l’université offre une alternative, avec ses imprimantes qualité professionnelle mais les planches d’étiquettes font un bourrage monstrueux au premier test. Il m’oriente vers Bull Duplicopy, une entreprise angevine, équipé d’une IGEN 4. L’entreprise offre de plus un service de mise en page à partir d’un bête tableau Excel qui, moyennant une page de spécifications, va me permettre de m’épargner un gros travail de fusion/mise en page à partir de l’extraction du SIGB, et permet l’impression en couleur, ce qui nous fait échapper au collier de filmolux de couleur sur le dos des livres. Coût pour l’impression couleur et le paramétrage de nos 40 fichiers (2 h à 50 € !) de 1400 lignes : 1200 €.

Pour protéger les nouvelles étiquettes (et les ongles des poseurs) nous faisons le choix de rectangles de filmolux (ref. 36806) précoupés en rouleaux, 20 % plus chers que le filmolux en rouleau utilisé habituellement, soit là encore, 1100 €.

– Publié pour la première fois sur : http://archives.face-ecran.fr/tag/le-grain-nacl2/page/3/#sthash.dxQJKTH8.dpuf

Recoter en 11 jours chrono

Le 26 août, après quelques péripéties que toute personne qui a déjà eu à passer des commandes à des fournisseurs hors marché dans une université après le 14 juillet peut imaginer tout seul, nous sommes en possession de 40 pochettes de planches d’étiquettes imprimées dans l’ordre des anciennes cotes et de 120 rouleaux de 500 rectangles de filmolux.

Résultat : nous sommes prêts à recoter seulement le 27 août. Nous devons impérativement rouvrir la bibliothèque le 15 septembre au matin.

Les brassages de cotes sont très importants. Je passe pudiquement sur mon idée de départ consistant à confier des tranches de cotes à traiter à des binômes en responsabilité complète qui se révèle complètement impossible à mettre en oeuvre.

La BU par terre

Heureusement, l’équipe est là : les 3 membres présents d’un groupe de travail “mouvement de collections ” composé de 2 B et 3 magasiniers, qui n’a pas pu travailler sur la question entre le 15 juillet et le 25 août (congés et fermeture pour travaux obligent), s’autoactive.

Miracle managérial : le 27 août au matin, en 3 heures, ils mettent au point un mode opératoire, simple, robuste, total, admis par tous les présents (encore peu nombreux). Reclasser les 800 ml de chaque niveau par terre sous des affichettes provisoires, après avoir collé les nouvelles cotes sur les bouquins.

A 14 h, le parcours du N+3 est installé. Il serpente sur, sous et entre les tables, s’insinue dans les salles de travail de groupe et entre les rayonnages de périodiques.

La recotation physique en jours/hommes (j/h)

	Pose cotes imprimées	Filmolux	Remise en rayon
N+3 (20 000 livres)	55 j/h sur 3,5 jours	25 j/h sur 1,5 jour	12 j/h sur 4 jours
N+2 (25 000 livres)	60 j/h sur 5 jours		15 j/h sur 2 jours
IUP (7000 livres)	non classée : 31 j/h, pêche aux étiquettes ordre nouvelles cotes		classement à la volée : 15 j/h sur 3  jours

Bref, moyennant d’importants moyens complémentaires (4 moniteurs sur 10 jours, soit 40 j/h + apport des équipes de l’autre section du SCD (20 j/h) et de la bibliothèque numérique (12 j/h), le chantier avance, un étage après l’autre : au total c’est la force de travail de 230 jours/hommes qui s’est déployée en 12 jours soit environ une vingtaine de personnes par jour.

Les équipes autonomes de 3, munies d’un listing avec le nombre de livres dans chaque cote, et pouvant métrer grossièrement les collections au sol, remettent les livres en rayon. Pour le N+3, une seule équipe remet en place toute la bibliothèque de 340.xxx à 347.xxx, et essuie les plâtres des erreurs du plan de salle que j’avais tenté à partir d’évaluation de volume au doigt mouillé avant recotation. Bon sens de terrain et réaction de proximité : 1 – technostructure : 0.

Pour le N+2, un plan de salle grossier permet à 3 équipes de 3 de travailler en parallèle à la remise en rayon, sans trop de mauvaises surprises.

Signalétique

Effet secondaire, la mauvaise signalétique de rayonnage doit être reprise en moins de 7 jours. C’est l’occasion de demander au directeur de concocter les outils excel à joli rendu dont il a le secret :

1) un tableau en A0 pour préparer d’un coup les bandeaux de haut de rayon, avec impression et massicotage des bandes par le service repro.

2) deux formats A4 paysage pour la signalétique de bout d’épi, permettant d’éditer automatiquement la signalétique en vis en à vis à chaque bout de l’épi

3) Interfaçage d’une titreuse Brother 2450 DX avec un ordinateur pour imprimer à la file la signalétique de tablettes à partir d’un tableur (Excel).

2 collègues (au C2i tout frais), se chargent au fur et à mesure des remises en rayon de faire les relevés de tablettes et de remplir les tableaux sur ordinateur, puis de tirer et poser la signalétique. En tout 10 jours/h, y compris le temps de mise en route et conception, pour plus de 220 bandeaux, 2000 étiquettes de tablettes et 100 panneaux de bout de rayon.

Mission accomplie, le 14 septembre au soir, nous clipsons les dernières signalétiques et nous voilà prêts à ouvrir au public, une bibliothèque améliorée (ne serait-ce que par le remplacement de l’ancienne signalétique). Le directeur a également préparé et fait tirer de petits plans de salle format carte postale à distribuer aux lecteurs.

Tout est loin d’être parfait, mais cela peut fonctionner. Nous avons 8 mois pour corriger ce qui doit l’être avant un redéménagement total au moment de la mise en service de l’extension !

Supplément Conduite de projet/management

Le projet Cotes D. a été une expérience managériale intense : quelques enseignements après coup de ces 2 semaines d’improvisation débridée.

1) Coordination globale des 230 jours hommes, du soir pour le lendemain, en juste à temps. Les gens découvrent le matin ce qu’il y a à faire ce jour là. Je découvre les priorités du lendemain la veille au soir après 18 h en faisant le bilan de la journée écoulée et en listant ce qui reste à faire.

2) Autonomie de chacune des sous-équipes, chaque jour, pour trouver moyen de mener à bien la mission confiée le matin. En vrac :

• coller des nouvelles cotes et reclassant au sol au fur et à mesure les documents recotés (seul ou à 2).
• remettre en rayon une collection , munis du listing du nombre de livres pour chaque côté et d’un mètre ruban (2 à 3).
• traiter les anomalies (cotes manquantes, erreurs saisie Aleph, etc…)
• concevoir et mettre en oeuvre au sol le circuit de reclassement
• modifier à la volée un circuit de reclassement
• groupe de 4 réorganisant par cotes en magasin une collection recotée physiquement de 2000 documents déclassés
• étiqueter des documents non classés à l’IUP à partir de planches d’étiquettes par ordre des nouvelles cotes
• reprendre la signalétique tablette, étagère, épi
• concevoir  la signalétique (où l’on manage son directeur)
• réceptionner et trier à la volée un déménagement de 7000 livres au rythme de l’arrivée d’armoires roulantes
• coordonner des déménageurs professionnels
• … et des tas de micro-chantiers de quelques heures en fonction des besoins oubliés sitôt faits.

Confier la tâche à faire, puis vérifier plusieurs fois par jour qu’il ne se passe rien de bloquant. Pour le reste, faire confiance dans les solutions trouvées par chacune des micro-équipes, parfois différentes d’une équipe à l’autre pour faire la même chose. Approximations inévitables largement compensées par l’acceptation et l’investissement dans la mise en oeuvre des solutions retenues.

3) Aligner mais pas trop les horaires de tous (arrivée entre 8h15 et 9h, départ entre 16h30 et 17h30)

4) Rôle des coordonnateurs des sous-équipes, hors de tout cadre hiérarchique ou catégoriel. Consacrer des mini-leaderships de fait, et laisser s’auto-constituer des mini-équipes en fonction des présents. Indispensable pour réussir chaque jour l’intégration de personnels nouveaux de Belle Beille (l’autre site) venus donner un coup de main ponctuel (au total plus de 12 personnes différentes, venues chacune un jour ou deux seulement).

5) S’adapter aux aléas quand ils se produisent, sans les anticiper ni les nier. Dans cette affaire, je n’ai rien fait mais ai essayé de penser à tout heure après heure… à la fois général, officier d’état major et estafette : identifiant un trou dans une équipe là (2 congés maladie pendant le chantier, mercredis déplumés), apportant du matériel manquant ici, prenant une décision à la volée face à une question ponctuelle de ci, de là.

6) Etre un peu partout dans la journée, repasser partout le soir pour comprendre ce qui s’est fait, voir chacun chaque matin pour vérifier qu’il est bien intégré dans une sous-équipe et sait ce qu’il a à faire et ce qui a déjà été fait.

7) Faire des erreurs, corriger, transmettre le patch de l’erreur réparée au reste des équipes et recommencer.

8) Croire qu’on va y arriver et faire partager cette conviction. Etre l’ulcère de tous ceux qui pensent qu’on n’y arrivera pas.

9) Ne pas compter son temps. Arriver la première, partir la dernière. Faire garder ses enfants.

10) Parler, faire parler, dire qu’on a peur, entendre dire qu’on a peur, féliciter, se réjouir, savoir ce que chacun a fait, se moquer de soi-même, se féliciter, parler, faire parler, féliciter, dire ce que les autres ont fait, se réjouir du travail des uns devant les autres et vice versa, faire parler, féliciter, manger des gâteaux au chocolat fait par les autres, avec les autres…

Juste un mot pour conclure : c’est le genre de projet où chacun donne le meilleur de lui même, où la notion d’équipe n’est pas un vain mot, malgré le stress, inévitable. C’est une aventure humaine et ça vaut le coup d’être vécu !

Bref, dans bibliothéconomie de terrain il y a terrain : ce n’est pas African Queen, mais pour les bords de Maine c’est plutôt bien quand même.

– Publié pour la première fois sur : http://archives.face-ecran.fr/tag/le-grain-nacl2/page/3/#sthash.dxQJKTH8.dpuf